Qu’elle soit en clair, sous forme de code-barres ou de QR codes, la numérotation variable de vos étiquettes représente le fondement de la stratégie d’identification de vos biens. Quelques précisions ici pour faciliter vos décisions quant à la numérotation et assurer la réussite de votre production.
Soyez précis dans vos spécifications.
Lors de votre commande, nous vous demanderons la plus grande précision sur la numérotation que vous souhaitez, car vos instructions seront très précisément suivies. Par exemple, indiquez-nous bien si vous souhaitez un espace pour les milliers, un nombre de positions fixes avec des "0"... S’il s’agit d’une ou de plusieurs séquences, précisez bien pour chacune d’elle son numéro de départ ET son numéro d’arrivée. Précisez également le type de caractères que vous souhaitez : fin, normal, épais, très épais.
La numérotation séquentielle est toujours préférable.
Que vous nous fassiez réaliser des étiquettes pour un inventaire, pour un stock, ou des badges d’entreprise pour votre personnel, chaque unité est bien sûr numérotée individuellement. Le choix de la numérotation est parfois délicat, et dépend essentiellement du système de gestion qui va gérer ces numéros par la suite.
Il est souvent tentant de vouloir donner une signification directement lisible à ces numéros (date, site, pièce, type de matériel….). Toutefois, affecter un numéro significatif pose deux inconvénients majeurs pour des produits personnalisés:
D’abord, vous risquez de ne pas connaître à l’avance la totalité des numéros à affecter, ce qui vous oblige à devoir parfois imprimer vous-même des étiquettes avec certains numéros significatifs ou à les écrire à la main, perdant ainsi le bénéfice de nous laisser imprimer les numérotations avec des moyens professionnels ou ceux d’une numération code-barres. En effet, les techniques que nous employons pour imprimer des numéros sont éprouvées sur de nombreuses années d’expériences et d’applications en clientèle. En bref, les numérotations que nous imprimons nous mêmes seront toujours de bien meilleure qualité, et tiendront mieux à l’usure et dans le temps.
Ensuite, les numéros significatifs rendent la gestion de vos stocks d’étiquettes ou de badges beaucoup plus complexes, surtout en cas de réapprovisionnement. Vous risquez de devoir gérer plusieurs stocks de numéros différents, d’en manquer de temps en temps, et réimprimer de très petites séries de produits personnalisés coûte beaucoup plus cher, voyez la page : "SBE vous conseille/bien estimer les quantités dont vous avez besoin" pour en savoir plus.
Le principe le plus communément adopté dans ces domaines est de faire réaliser des étiquettes ou des badges avec une seule série de numéros séquentiels, d’abandonner l’idée de comprendre ce numéro, et de laisser au logiciel de gestion la tâche d’établir la correspondance entre un numéro et sa signification : un bien, une configuration informatique, une personne….En parcourant notre site et les nombreux exemples de réalisations que nous avons produits pour nos clients, regardez bien les numérotations, vous verrez qu’il s’agit presque toujours de simples numéros.
Nous pouvons aussi imprimer les numérotations les plus complexes.
Toutefois, si votre impératif de gestion consiste à affecter plusieurs séries différentes de numéros séquentiels, ou des numéros très significatifs avec chiffres et lettres, nous pouvons bien sûr réaliser cela. S’il s’agit de plusieurs séries séquentielles, même comprenant des lettres, il suffit de bien nous l’indiquer lors de votre commande.
Si ces numéros sont trop différents les uns des autres, alors le mieux est de nous fournir un fichier texte, un fichier Word, Excel….que nous saurons traiter pour une impression parfaite. Il nous faut dans ce cas que tous les numéros soient sur une seule colonne, avec un retour à la ligne après chaque numéro.
A propos des code-barres.
Si votre gestion ne se fait pas encore par code-barres, la décision de faire produire des étiquettes avec des code-barres peut-être là aussi délicate. Il s’agit généralement là d’un pari sur l’avenir, où il est possible qu’un jour vous ou vos successeurs apprécient que l’ancien matériel soit déjà bien identifié avec des code-barres. Parmi nos clients, nombreux sont ceux qui nous font produire des code-barres dans cet esprit, sans utilisation immédiate.
Il faut savoir aussi qu’un code-barres n’est que la traduction codée d’un simple numéro, visant à automatiser la lecture de ce numéro, éliminant ainsi une saisie manuelle et tout risque d’erreur. Gérer des biens à l’aide d’un code-barres ne devient intéressant qu’à partir de 500 unités. En deçà, les coûts de mise en oeuvre du système deviennent importants et moins justifiés.
Si vous avez opté pour une impression avec code-barres, nous pouvons imprimer toutes sortes de code-barres, mais le plus courant est le code 39, qui est alphanumérique (il peut contenir à la fois des chiffres et des lettres). C’est ce code-barres que nous imprimons par défaut si rien n’est spécifié. Le 2/5 entrelacé est lui aussi très courant (et très ancien) mais ne peut coder que des chiffres. Ces code-barres étant très répandus, ils se liront avec tous les lecteurs du marché.
Chaque code-barres est imprimé avec sa traduction en clair, généralement en dessous, mais nous pouvons faire figurer le numéro en clair en caractères très épais à n’importe quel autre endroit du support.
